PEC: Financement en cascade / Appel à propositions

Programme Européen pour la Culture/Pwogram Ewopeyen pou Kore Kilti

 (PEC/PEKK)

Financement en cascade

Lignes directrices de l’appel à propositions 2015

CONTEXTE

Le présent appel à  propositions s’inscrit dans le cadre d’un dispositif de financement en cascade mis en place par le Programme Européen pour la Culture/Pwogram Ewopeyen pou Kore Kilti (PEC/PEKK) financé par l’Union Européenne et géré par le Volontariat pour le Développement d’Haïti (VDH), organisation non gouvernementale haïtienne créée en 1988.

Le PEC/PEKK, qui est mis en œuvre par le VDH en partenariat avec la Fondation AfricAmericA et l’ONG italienne COOPI - COOPERAZIONE INTERNAZIONALE, s’inscrit dans une logique de continuité et de synergie des projets culturels, à savoir ARCADES et PESIC, antérieurement financés par l’Union Européenne.  A cet effet, le PEC/PEKK entend fournir à des opérateurs culturels un appui financier pour la mise en œuvre de leurs projets artistiques et culturels. 

1.    L’appel à propositions

1.1      Objectifs

1.1.1        Objectif général :

L’objectif général de l’appel à propositions 2015 est de contribuer, à travers la culture, au développement économique et social d’Haïti.

            1.1.2  Objectif spécifique:

Plus spécifiquement,   l’appel à propositions 2015 vise à renforcer les capacités opérationnelles des organisations culturelles et des professionnels de la culture répartis dans les différents départements géographiques du pays par la création d’un fonds d’appui à la création et à la diffusion.

1.2         Les opérateurs-cibles :

L’appel à propositions 2015 du VDH dans le cadre du PEC/PEKK cible des opérateurs culturels haïtiens répondant aux profils suivants :

·         regroupements d’artistes, d’écrivains, d’artisans d’art et d’opérateurs culturels,

·         associations,

·         ONG,

·         médias,

·         structures universitaires et établissements scolaires,

·         maisons d’édition.

1. 3. Durée de l’appel à propositions 2015

L’appel à propositions 2015 s’étend sur une durée totale de deux (2) mois, soit du 27 juillet 2015 au 25 septembre 2015, suivant le calendrier suivant :

Ø  27 juillet 2015 : publication de l’appel dans les journaux, dans les Maisons de Jeunes, dans les réseaux internet des partenaires

Ø  28 juillet 2015 – 10 août 2015 : période de demande de clarifications

Ø  4 septembre 2015 (15 heures) : date limite de dépôt des dossiers

Ø  25 septembre 2015 : publication des résultats

1. 4. Limite maximale de financement

Dans le cadre de cet appel à propositions, le financement par projet varie entre deux cent soixante-quinze mille gourdes (HTG 275,000) et  un million cent mille gourdes (HTG 1, 100,000).

1. 5. Durée  des projets

La durée de mise en œuvre peut varier  d’un projet à  l’autre. Elle ne peut dépasser trois (3) mois, incluant la soumission des rapports programmatique et financier.

1.6. Localisation des projets 

Les projets peuvent être localisés dans un ou plusieurs départements ou avoir une portée nationale. Cependant, sont considérées comme prioritaires, les communes suivantes : Limonade,  Ouanaminthe, Trou du Nord, Croix-des-Bouquets, Cayes-Jacmel, Kenskoff, Verrettes, Petit Trou de Nippes, Aquin, Dame-Marie, Saint Marc, Port Salut, Cerca La Source, Saint Louis du Nord.

1.7. Champs d’action des projets :

-          Musique – création, production, formation, festival ;

-          Artisanat  – création, production, formation ;

-          Mode – création, exposition, formation ;

-          Arts visuels - création, production, formation ;

-          Littérature – création, production, formation, édition ;

-          Théâtre et Cinéma: création, production, formation ;

-          Recherche et publication dans les divers champs relatifs aux filières ci-dessus mentionnées ;

-          Renforcement de capacités des associations culturelles.

1.8       Eléments de valeur ajoutée

Les propositions d’action culturelle qui présentent des éléments de valeur ajoutée comme la lutte contre le VIH/SIDA, la  promotion de la tolérance, les besoins des personnes handicapées, la protection environnementale, la résilience et l’innovation technologique  recevront une considération spéciale.

2. Critères d’éligibilité 

2.1. Éligibilité des demandeurs :

Les operateurs-cibles, tel qu’ils sont définis au point 1.2 du présent appel, pour être  éligibles comme demandeurs, doivent satisfaire les conditions suivantes :

a)     être inscrits ou enregistrés à une instance publique concernée (Mairie, Ministère de la Culture, Ministère des Affaires sociales et du Travail, Ministère du Commerce, Ministère de l’Education Nationale et de la Formation Professionnelle) ;

b)     disposer d’un matricule fiscal (NIF);

c)     être  directement chargés de la mise en œuvre de l’action proposée ;

d)     disposer d’une adresse postale et électronique (E-mail) ;

e)     détenir un compte courant en Haïti.

2.3. Éligibilité des propositions :

·         Les propositions  doivent impérativement viser comme bénéficiaires finaux, les organisations des dix départements

·         Les propositions  présentées veilleront à associer les bénéficiaires à l’élaboration et à la mise en œuvre des activités ;

·         Les projets doivent aider au renforcement organisationnel des opérateurs. 

·         La durée des projets ne doit pas dépasser trois  (3) mois.  Aucun retard sur le calendrier d’exécution, aucune demande de prolongation, ne seront acceptés.

2.4. Eligibilité des dépenses :

• toutes les dépenses nécessaires à la mise en œuvre du projet ;
• les dépenses pouvant être comptabilisées et justifiées (pièces justificatives, factures….) ;
• les coûts d’achats d’équipements, de matériels consommables, de fournitures, de prestations de service, les frais de voyage et de séjour (per diem) du personnel ou des bénéficiaires liés au projet ;
• les coûts du personnel affecté au projet ;
• les coûts de communication (visibilité, communication sur le projet);
• les coûts indirects (les coûts administratifs de l’opérateur et de son partenaire), pour un montant n’excédant pas 7% du coût total du projet ;

·       Les dépenses éligibles ne peuvent être antérieures à la date du premier versement de la subvention, ni postérieure à la date de fin du projet.

En vue de permettre à un plus grand nombre d’opérateurs de bénéficier de cette subvention, une association ne peut présenter qu’une seule demande pour l’année 2015.

3. Procédure de mise en route et d’instruction de l’appel à propositions

3.1. Informations sur l’appel à propositions

Les conditions de l’appel à propositions sont publiées sur le site (www.vdhhaiti.org)  et la page Facebook (www.facebook.com/vdhcentral) ainsi que sur le réseau internet des partenaires :  www.africamerica.org et www.coopi.org. Le demandeur peut, au besoin, solliciter des clarifications concernant l’appel à propositions en écrivant à vdhcommunication@gmail.com

3.2      Soumission/Réception de  formulaires de projet

1. Le demandeur soumet sa demande   le 4 septembre 2015, entre 10 heures et 15 heures au plus tard, dans une des Maisons de Jeunes du VDH au siège central du VDH situé au 4 de la rue Garoute, Pacot, Port-au-Prince à l’attention de : Comité de sélection des projets en cascade de PEC/PEKK ;
2. Le dossier de demande contient, en deux (2) exemplaires imprimés et un CD, le formulaire de projet, le budget et le cadre logique du projet remplis en format Word Arial 12, suivant les canevas ci-après;
3. Le demandeur présente le budget et le cadre logique de sa proposition  en gourde ;
4. Les demandes sont complétées uniquement en français. Il est possible de rajouter des lignes dans le dossier, mais l’ensemble ne doit pas dépasser 30 pages ;
5. Le demandeur ajoutera au dossier de demande les annexes suivantes:

• Copie des statuts de l’association ou une preuve d’affiliation à un regroupement associatif culturel ;
• Copie de la fiche d’inscription à une instance publique concernée (Mairie, Ministère de la Culture, Ministère des Affaires sociales et du Travail, Ministère du Commerce, Ministère de l’Education Nationale et de la Formation Professionnelle) ;

• Liste des dirigeants de l’association ;
• Relevé d’identité bancaire de l’association  - compte courant en Gourde ;
• Copie du procès-verbal de la dernière Assemblée Générale ;
• Copie du matricule fiscal (NIF) ;
• Preuve de cofinancement, si applicable.

1. Le dépôt du dossier doit être fait par un dirigeant mandaté  de l’association, muni d’une pièce d’identité ;
2. Le dossier complété donne droit à un numéro de code identifiant la demande de subvention.

3.3. Instruction des dossiers :

Les dossiers seront instruits par des personnes qualifiées, mandatées par le VDH au regard des critères suivants :

-    l’éligibilité du demandeur ;

-    l’éligibilité de la proposition ;

-    la soumission par le demandeur des documents requis ;

-    l’adéquation de la proposition avec les objectifs de l’appel 2015.

Seuls les dossiers déposés dans le délai indiqué passeront l’étape d’instruction.

3.4. Sélection des projets:

La sélection des projets  est effectuée par un jury mis en place à cet effet.  Les dossiers retenus après instruction sont soumis à l’appréciation du jury qui se prononcera au regard de:

-    la pertinence du projet : le projet est adapté à la réalité locale; le projet répond à un problème prioritaire ressenti par les bénéficiaires (35 points);

-    la cohérence du projet : les solutions préconisées sont adaptées aux caractéristiques du milieu et sont conformes aux politiques locales et nationales ; les moyens prévus permettent de réaliser les activités (30 points) ;

-    la faisabilité du projet : les moyens financiers, matériels et humains sont en adéquation avec les activités proposées (20 points)

-    les éléments de valeur ajoutée du projet, tel qu’ils sont définis au point  1.8 du présent appel (15 points).

La demande de subvention peut être soit :

1.    Acceptée.

2.    Rejetée.

Dans tous les cas, les décisions du jury seront validées par le Comité de Pilotage du PEC. Les décisions seront communiquées aux candidats par le VDH par courrier électronique et par correspondance écrite.

Les décisions du comité sont souveraines.

4.  Suivi et Evaluation du projet : rapports à produire, contrôles et communication.

En recevant la subvention, l’association bénéficiaire s’engage à communiquer au VDH toutes informations utiles au suivi du projet et à l’évaluation de l’action.  Ceci concerne notamment  les rapports narratifs et comptables sur la marche du projet, assortis de photos, films, supports de visibilité, dossier de presse; les entretiens, etc. 

L’association s’engage également à mettre en œuvre un plan de communication permettant :

• de faire connaître le projet dans la communauté ciblée par l’action et en dehors de celle-ci ;
• d’assurer la visibilité de PEC/PEKK, du VDH et ses partenaires ainsi que de la Délégation de l’UE par des supports de diffusion tels que : banderoles, affiches, feuillets, maillots, cartons ou messages publicitaires et médiatiques.

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